NOTA BAB 4: BAHAGIAN-BAHAGIAN FUNGSIAN UTAMA DALAM ORGANISASI PERNIAGAAN
BAB 4: BAHAGIAN-BAHAGIAN
FUNGSIAN UTAMA DALAM ORGANISASI PERNIAGAAN
Bahagian-bahagian
Fungsian Utama dalam Organisasi Perniagaan
1. Fungsian
· merujuk kepada pengelompokan tugas
· berdasarkan fungsi asas organisasi
· seperti :
· pentadbiran,
· pengurusan sumber manusia,
· kewangan,
· teknologi maklumat
· komunikasi
· penyelidikan dan pembangunan (R & D),
· pembelian,
· pengeluaran,
· pemasaran,
· pengagihan,
· perkhidmatan pelanggan,
· jualan.
2. Struktur organisasi perniagaan merupakan:
· Susunan dan hubungan antara setiap bahagian
fungsian
· yang terdapat dalam sesebuah organisasi
perniagaan.
· Struktur organisasi:
· dibahagikan mengikut bahagian fungsian
· supaya setiap ahli dalam organisasi mengetahui:
· kedudukan,
· tanggungjawab, dan
· spesifikasi tugas masing-masing
· agar dapat mencapai visi, misi, dan
objektif (VMO) perniagaan yang telah ditetapkan.
3. Carta organisasi merujuk kepada:
· struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk
hierarki dan
· menggambarkan aspek penting seperti pembahagian
kerja, hubungan antara ketua dengan pekerja, jenis tugas, dan hierarki atau
peringkat pengurusan.
4. Tujuan bahagian fungsian adalah seperti yang
berikut:
· Penumpuan pada bidang tugas sahaja
· mengikut kemahiran dan pengkhususan.
· Berupaya meningkatkan kemahiran
· kerana melakukan tugas yang sama dalam
sesuatu jabatan yang sama
· Memudahkan usaha melatih pekerja baharu
· kerana bidang pengkhususan yang sama.
· Dapat menjimatkan kos dan memudahkan
pengurusan
· kerana dapat berkongsi sumber yang sama.
Peranan
bahagian fungsian pentadbiran
· ialah menjalankan urusan dalam organisasi
· seperti:
· mengurus,
· menerima, dan
· menyimpan rekod serta
· menyediakan dokumen syarikat
· mengurus mesyuarat.
Pengurusan Sumber
Manusia
· Pengurusan sumber manusia merujuk kepada:
o aktiviti perancangan sumber manusia,
o pengrekrutan,
o penilaian prestasi, dan
o kebajikan pekerja.
Tujuan Pengurusan Sumber
Manusia ialah:
· adalah untuk memastikan organisasi:
o mempunyai keperluan sumber manusia yang mencukupi,
o membangunkan sumber manusia yang berdaya saing, serta
o memastikan tenaga kerja kekal dalam organisasi - pembayaran gaji
dan upah yang kompetitif selain
o memberikan motivasi agar produktiviti pekerja terus meningkat.
Bahagian fungsian sumber
manusia memainkan empat peranan utama, iaitu:
· perancangan sumber manusia;
· latihan dan pembangunan;
· perkhidmatan pekerja dan kebajikan;
· perhubungan industri.
Kewangan
· Pengurusan kewangan merujuk kepada:
o aktiviti merancang,
o menyusun, mengarah, dan
o mengawal segala aspek pembiayaan dan perbelanjaan
o dalam sesebuah organisasi perniagaan.
· Bahagian fungsian kewangan bertujuan:
o Memastikan bahawa sumber kewangan:
§ diagihkan dan dibelanjakan dalam aktiviti yang
boleh menjana keuntungan dan
§ sentiasa berada dalam keadaan yang mencukupi
§ agar operasi perniagaan berjalan lancar dan
tidak tergendala.
Peranan pengurus kewangan adalah seperti yang berikut:
· membuat perancangan kewangan,
o iaitu keperluan dan penggunaan dana organisasi;
· mengagihkan sumber kewangan kepada jabatan-jabatan
lain dalam organisasi
o secara cekap dan berkesan;
· mengawal kewangan setiap bahagian
o untuk memastikan bahawa dana digunakan secara cekap
o tanpa sebarang pembaziran .
Teknologi Maklumat dan
Komunikasi (ICT)
· Teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) :
o merangkumi penggunaan teknologi komputer
o seperti : teknologi perisian untuk:
§ mengubah,
§ memindahkan,
§ memproses,
§ menyimpan, dan
§ melindungi semua maklumat
§ yang diperlukan dalam sesebuah organisasi
perniagaan secara selamat, mudah, cepat, dan tepat.
· Tujuan bahagian fungsian ICT ialah:
o Membolehkan operasi perniagaan dilakukan dengan lebih cekap dan
berkesan;
o Memudahkan komunikasi dalaman antara semua stat menggunakan
intranet dan komunikasi luaran
§ seperti melakukan e-dagang dan e-pemasaran
§ melalui penggunaan internet;
o Menyimpan maklumat dan data organisasi
§ Seperti: maklumat sumber manusia, kewangan,
penjualan, dan pembelian;
o Mempercepat urus niaga pemiagaan dengan pelbagai pihak luar dan
o seterusnya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perjalanan
perniagaan yang membawa kepada peningkatan keuntungan perniagaan.
Peranan bahagian
fungsian ICT adalah seperti yang berikut:
1. memastikan keselamatan sistem pada setiap masa;
2. sentiasa memantau untuk memastikan
bahawa hanya pengguna yang dibenarkan sahaja
mengakses sistem;
3. mewujudkan dan mengendalikan sistem simpanan
bagi data kritikal dalam keadaan kecemasan;
4. membantu dan melatih stat menyelesaikan masalah
penggunaan perisian baharu;
5. memantau dan mensyorkan kepada pihak
pengurusan sistem dan perisian terkini mengikut
perkembangan dan pemakaian
semasa yang dapat membantu operasi
perniagaan;
6. membantu pengguna dalam organisasi berhadapan
dengan masaiah dan aplikasi komputer.
Penyelidikan dan
Pembangunan (R & D)
· melibatkan pembangunan produk baharu dan
penambahbaikan produk yang sedia ada.
· Tujuan R & D ialah :
o membantu organisasi menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan
berdaya saing dalam pasaran
o dengan membangunkan produk yang dapat memenuhi keperluan dan
kehendak pengguna.
Pembelian
· Bahagian tungsian pembelian memastikan pembelian
· bahan mentah, komponen dan stok barang niaga
secara bijak dan sistematik agar memberi kesan positif terhadap keuntungan
perniagaan.
Peranan bahagian
tungsian pembelian:
· menentukan kuantiti dan
spesitikasi barang yang dibeli adalah tepat;
· memilih pembekal yang sesuai;
· memastikan barang diterima tepat pada masanya.
Tatacara pembelian:
Pengeluaran
· Bahagian fungsian pengeluaran:
o bertanggungjawab menghasilkan produk
o mengikut mutu dan spesifikasi yang telah ditetapkan
oleh pihak pengurusan
merupakan proses menghasilkan barang
melalui proses transformasi penukaran input kepada output
bagi memenuhi keperluan dan kehendak pengguna.
Pengurus pengeluaran
bertanggungjawab:
· untuk melaksanakan:
(a) kawalan terhadap input (kawalan awalan),
(b) proses transformasi (kawalan semasa) ,
(c) output (kawalan selepas) .
(a) Kawalan awalan
· memastikan semua unsur input dalam keadaan baik
dan mempunyai kualiti
· sebelum proses transformasi dimulakan.
(b) Kawalan semasa
· melakukan kawalan semasa proses pengeluaran
· dengan memastikan proses pengeluaran berjalan
lancar, pekerja bekerja dengan
cekap, dan
· memantau serta membaik pulih mesin yang
rosak semasa operasi berjalan.
(c) Kawalan selepas
· menjalankan pemeriksaansecara manual dan
automatik terhadap produk yang dikeluarkan
· agar memenuhi kualiti yang telah ditetapkan.
Pemasaran
· suatu aktiviti :
o mencipta nilai produk,
o penentuan harga,
o promosi, dan
o pengedaran produk
· bagi menggalakkan berlaku pertukaran
o yang dapat memenuhi keperluan pengguna dan
o mencapai objektif organisasi.
· Tujuan bahagian fungsian
pemasaran adalah:
o Untuk melakukan pertukaran antara dua pihak,
o iaitu pembeli dan penjual.
· matlamat bahagian fungsian ini ialah:
o mencipta permintaan bagi produk keluaran organisasi
o agar dapat meningkatkan jualan dan keuntungan.
Strategi pemasaran
- mengandungi dua unsur, iaitu:
(a) sasaran pasaran
· kumpulan pengguna yang berpotensi membeli dan
menggunakan produk yang dikeluarkan oleh organisasi.
· Kumpulan ini mempunyai ciri-ciri yang sama dari
segi cita rasa, tahap pendapatan, tahap pendidikan, umur, dan sebagainya
.
·
(b) campuran pemasaran
· beberapa strategi yang direka bentuk dan
diuruskan oleh pemasar
· bagi tujuan menghasilkan proses pertukaran nilai
· yang dapat memaksimumkan kepuasan pengguna .
Unsur-unsur campuran
pemasaran ini ialah:
1. produk,
2. harga,
3. pengagihan, dan
4. promosi.
Matlamat bahagian
fungsian pemasaran ialah - Mewujudkan dan meningkatkan permintaan .
Peranan bahagian
fungsian pemasaran:
· mempromosikan produk melalui pelbagai media
pengiklanan seperti:
o televisyen,
o radio,
o surat khabar,
o majalah, dan
o katalog;
· mendapat dan mengemaskinikan profil pelanggan
yang sedia ada
o untuk membuat sasaran pasaran;
· menjalankan penyelidikan pemasaran
o untuk mendapat maklum balas pengguna tentang ciri ciri
produk yang ada di pasaran.
Pengagihan
· Bahagian fungsian pengagihan
bertanggungjawab untuk:
o memastikan setiap barang yang dikeluarkan diterima oleh
pengguna pada tempat dan masa yang betul.
o mengenal pasti dan menentukan saluran agihan yang sesuai mengikut
jenis keluaran dan memastikan pengangkutan yang digunakan sesuai dengan barang
agar tidak berlaku kerosakan, pembaziran masa, dan kos.
· Empat jenis saluran agihan
utama yang biasa digunakan dalam mengagihkan
produk kepada pengguna, iaitu:
§ Pengeluar à Pengguna
§ Pengeluar à Peruncit à Pengguna
§ Pengeluar àPemborong à Peruncit à Pengguna
§ Pengeluar à Ejen àPeruncit à Pengguna
Jualan
· Bahagian fungsian jualan bertujuan:
o Memastikan jumlah sasaran jualan yang telah ditetapkan dengan
objektif perniagaan tercapai .
· Peranan bahagian fungsian jualan:
o menjawab pertanyaan pelanggan berkaitan dengan barang jualan
§ seperti jenis, spesifikasi, dan kualiti;
o menyediakan sebut harga dan melakukan rundingan dengan pengguna
tentang kadar diskaun dan terma jual beli;
o memberikan nasihat teknikal kepada pengguna dan menyemak serta
mengemas kini rekod pengguna.
Khidmat Pelanggan
· Bahagian fungsian khidmat pelanggan pula
bertujuan:
o memberikan perkhidmatan kepada pelanggan.
· Bahagian fungsian ini bertanggungjawab untuk:
o menjawab pertanyaan pelanggan berkenaan dengan barang dan
perkhidmatan
o dengan cara menyediakan pakar mengikut jenis produk yang
disediakan oleh organisasi berkenaan.
Pembangunan Produk dan
Pasaran Baharu
· Pembangunan produk merujuk kepada:
o suatu aktiviti dan strategi pertumbuhan kepada perniagaan yang
sedang dijalankan
o bertujuan - memperkenalkan produk baharu kepada pasaran
sedia ada.
Langkah-langkah
pembangunan produk baharu
·
adalah seperti yang
berikut.
· Strategi pembangunan pasaran:
o merupakan usaha mencari pasaran baharu
o bagi tujuan memasarkan produk yang sedia ada.
o ini dapat membantu perniagaan menguasai pasaran yang lebih besar
dan
o mengelakkan daripada terperangkap dalam pasaran sedia ada yang
sudah tepu.
o Pasaran baharu boleh diteroka
sama ada dalam pasaran domestik atau pasaran
antarabangsa .
Penggunaan Teknologi
Maklumat dan Komunikasi (ICT)
· Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi
(ICT) merupakan:
o salah satu proses:
§ pengaliran,
§ penyebaran,
§ pemprosesan, dan
§ penyimpanan maklumat
o menggunakan perantaraan teknologi .
· ICT menjadi suatu keperluan kepada setiap
perniagaan
· untuk menjalankan aktiviti perniagaan serta
· memberi peluang kepada perkembangan perniagaan.
Tujuan penggunaan
teknologi maklumat seperti yang berikut:
1. memudahkan sistem operasi perniagaan;
2. mernperoleh maklumat dengan mudah dan cepat;
3. memperluaskan skop perniagaan;
4. memudahkan aktiviti kewangan dan perakaunan;
5. menjadikan operasi perniagaan lebih cekap dan
berkesan;
6. meluaskan pasaran ke tahap global;
7. mewujudkan hubungan dan
jaringan yang lebih luas;
8. mempercepat sistem pengeluaran dan pengedaran.
Perkaitan antara
Bahagian Fungsian dengan Organisasi Luar, Aliran Maklumat, dan Aliran Barang
· Antara kaedah mengaplikasikan maklumat
dalam perniagaan ialah:
1. e-pemasaran,
2. e-dagang,
3. e-government,
4. e-banking,
5. penggunaan Iaman sosial,
6. penggunaan e-mel.
· Tujuan interaksi dengan
organisasi luar adalah:
o Untuk mewujudkan komunikasi antara perniagaan dengan organisasi
luar
o seperti pihak pembekal, pelabur, agensi kerajaan, dan pelanggan.
· Kepentingan interaksi dengan organisasi luar:
o mewujudkan jaringan perniagaan agar mengukuhkan sistem operasi dan
kelangsungan perniagaan dalam pasaran;
o mengukuhkan hubungan baik sedia ada agar dapat membantu
peningkatan dalam pencapaian matlamat perniagaan;
o menjalin kerjasama strategik;
o membolehkan perniagaan menambahkan potensi surnber perniagaan
seperti pembekalan bahan mentah dan kepakaran.
· Aliran maklumat merupakan:
o suatu proses komunikasi yang melibatkan aktiviti pemindahan
maklumat
o daripada sesebuah organisasi perniagaan kepada perniagaan lain.
· Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui rajah
di bawah ini.
· AIiran barang dan perkhidmatan
merujuk pada:
o suatu proses pemindahan barang dan
perkhidmatan
o daripada sesebuah organisasi perniagaan kepada
perniagaan lain.
· Aliran barang dan perkhidmatan adalah seperti
yang berikut.
· Interaksi yang wujud antara perniagaan
melibatkan perniagaan kecil dan perniagaan besar, iaitu:
o perniagaan kecil :
§ mempunyai bahagian fungsian yang sedikit dan
§ berinteraksi secara formal dan tidak formal.
§ Pengurus:
· mudah menjalankan tugas
memantau segala aktiviti staf
· berkaitan dengan penjualan,
pembelian, pengedaran barang, dan penerimaan bayaran daripada pelanggan.
o perniagaan besar:
§ mempunyai banyak bahagian
fungsian dengan ramai staf,
§ justeru komunikasi antara
bahagian-bahagian
§ ini adalah lebih formal dan
mengambil masa yang lebih panjang.
0 comments